Dokumenty

Informujemy Państwa, iż przed wizytą w Kancelarii Notarialnej zalecany jest kontakt telefoniczny lub mailowy z Notariuszem lub innym pracownikiem Kancelarii Notarialnej, celem upewnienia się, że zgromadzone przez Państwa dokumenty są kompletne i wystarczające do sporządzenia określonej czynności, każda sprawa jest bowiem sprawą indywidualną.

Przy każdej dokonywanej czynności Notariusz ustala tożsamość osób fizycznych, a zatem konieczne jest okazanie ważnego dowodu osobistego bądź paszportu.

W niektórych przypadkach konieczne jest przedłożenie dokumentów nie objętych poniższym wykazem np. w przypadku gdy przedmiotem czynności notarialnych (aktu notarialnego lub poświadczenia własnoręczności podpisu), jest zbycie lub obciążenie rzeczy bądź prawa nabytego przed 01 stycznia 2007 roku w drodze spadku lub zasiedzenia, zbycie lub obciążenie rzeczy, bądź  prawa nabytego po 01 stycznia 2007 roku tytułem spadku, zasiedzenia, darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności (tj. bez spłat i dopłat), poza wyżej opisanymi dokumentami konieczne jest ponadto dostarczenie  Zaświadczenia Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego (wydanego w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn), potwierdzającego zapłacenie przez osobę zbywającą lub obciążającą – podatku od nabycia zbywanej bądź obciążanej rzeczy lub prawa lub stwierdzającego, że nabycie zbywanej, bądź obciążanej rzeczy lub prawa było zwolnione z podatku, lub że obowiązek zapłaty podatku uległ przedawnieniu.

WYKAZ DOKUMENTÓW NIEZBĘDNYCH DO PRZYGOTOWANIA AKTU NOTARIALNEGO

I. Dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy sprzedaży lub darowizny lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu niż mieszkalne:

a) tytuł własności (np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne orzeczenie sądu lub inne),

b) aktualny odpis księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu, bądź numer księgi wieczystej,

c) zaświadczenie stwierdzające, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (na życzenie strony Kupującej lub Obdarowanej)

d) zaświadczenie wydane przez Wspólnotę Mieszkaniową Budynku stwierdzające brak zadłużenia z tytułu kosztów eksploatacyjnych lokalu (na życzenie strony Kupującej lub Obdarowanej)

e) zaświadczenie z Urzędu Miasta/Gminy z informacją czy nieruchomość położona jest na obszarze rewitalizacji;

f) w przypadku kredytu ze strony Kupujących – umowa kredytowa oraz oświadczenie Banku o ustanowieniu hipoteki;

g) wartość lokalu, sposób zapłaty, termin wydania lokalu, nr rachunków bankowych;

h) dane osobowe stron (imiona, nazwisko,PESEL nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).

 

II.Dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy sprzedaży lub darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub niemieszkalnego:

a) zaświadczenie ze Spółdzielni (wskazujące komu dane prawo przysługuje i na jakiej podstawie, a nadto obejmujące informacje dotyczące członkostwa w Spółdzielni, opisujące położenie i powierzchnię lokalu, ilość pomieszczeń w lokalu, numer księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub informacje o braku założenia księgi dla tego prawa, numer księgi wieczystej dla nieruchomości, na której usytuowany jest budynek, w którym znajduje się lokal, ewentualne zaległości z tytułu opłat należnych na rzecz Spółdzielni, pełna nazwa i adres Spółdzielni),

b) tytuł prawny do lokalu (np. przydział, umowa pisemna o ustanowieniu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, wypis aktu notarialnego, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),

c) aktualny odpis z księgi wieczystej (jeżeli jest prowadzona), bądź numer księgi wieczystej,

d) wypis z rejestru gruntów dla działki, na której stoi budynek (w przypadku gdy w akcie notarialnym będzie składany wniosek o założenie księgi wieczystej dla lokalu)

d) zaświadczenie stwierdzające, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (na życzenie strony Kupującej lub Obdarowanej)

e) w przypadku kredytu ze strony Kupujących – umowa kredytowa oraz oświadczenie Banku o ustanowieniu hipoteki;

f) wartość lokalu, termin wydania oraz sposób zapłaty ceny, nr rachunków bankowych,

g) dane osobowe stron (imiona, nazwisko,PESEL nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).

 

III. Dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy sprzedaży lub darowizny niezabudowanej nieruchomości:

a) tytuł własności (np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, akt własności ziemi, prawomocne orzeczenie sądu o stwierdzeniu zasiedzenia lub inne),

b) aktualny odpis z księgi wieczystej, bądź numer księgi wieczystej,

c) zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu dla terenu, na którym znajduje się zbywana nieruchomość (wydawane w Urzędzie Miasta, bądź Gminy miejsca położenia nieruchomości),

d) zaświadczenie z Urzędu Miasta/Gminy z informacją czy nieruchomość położona jest na obszarze rewitalizacji;

e) zaświadczenie ze Starostwa Powiatowego z informacją czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzania lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ustawy o lasach

f) ostateczna decyzja o warunkach zabudowy, bądź pozwolenia na budowę (jeżeli były wydane),

g) mapka sytuacyjna do celów prawnych

h) wypis z rejestru gruntów z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do
dokonywania wpisu w księdze wieczystej”,(w niektórych przypadkach niezbędnym dokumentem będzie także wyrys z mapy ewidencyjnej z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej” – konieczne wcześniejsze uzgodnienie z Notariuszem, bądź pracownikiem Kancelarii Notarialnej, czy dokument ten wymagany będzie do sporządzenia danej czynności;)

i) w przypadku kredytu ze strony Kupujących – umowa kredytowa oraz oświadczenie Banku o ustanowieniu hipoteki;

j) wartość nieruchomości, termin wydania oraz sposób zapłaty ceny,

k) dane osobowe stron (imiona, nazwisko,PESEL nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).

Jeżeli działki gruntu wchodzące w skład nieruchomości (zarówno zabudowanej jak i niezabudowanej) uległy podziałowi geodezyjnemu, a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej, poza dokumentami opisanymi powyżej konieczne jest nadto przedłożenie:

– ostatecznej decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości,
– wyrys z mapy ewidencyjnej dla każdej z działek powstałych w wyniku podziału, z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”,
– wypis/wypisy z rejestru gruntów dla każdej z działek powstałych w wyniku podziału z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”).


IV. Dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy sprzedaży lub darowizny zabudowanej nieruchomości:

a) tytuł własności (np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, akt własności ziemi, prawomocne orzeczenie sądu o stwierdzeniu zasiedzenia lub inne),

b) aktualny odpis z księgi wieczystej, bądź numer księgi wieczystej,

c) zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu dla terenu, na którym znajduje się zbywana nieruchomość (wydawane w Urzędzie Miasta, bądź Gminy miejsca położenia nieruchomości),

d) zaświadczenie z Urzędu Miasta/Gminy z informacją czy nieruchomość położona jest na obszarze rewitalizacji;

e) zaświadczenie ze Starostwa Powiatowego z informacją czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzania lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ustawy o lasach

f) mapka sytuacyjna do celów prawnych

g) wypis z rejestru gruntów i budynków z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”,

h) w niektórych przypadkach także wyrys z mapy ewidencyjnej z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej” – konieczne wcześniejsze uzgodnienie z Notariuszem, bądź pracownikiem Kancelarii Notarialnej, czy dokument ten wymagany będzie do sporządzenia danej czynności,

i) ostateczna decyzja o warunkach zabudowy, bądź pozwolenie na budowę (jeżeli były wydane),

j) w niektórych przypadkach także dokumenty dotyczące budynku (np. dokument dotyczący przyjęcia budynku do użytkowania),

k) zaświadczenie stwierdzające, że w budynku mieszkalnym znajdującym się na nieruchomości nikt nie jest zameldowany;

l) w przypadku kredytu ze strony Kupujących – umowa kredytowa oraz oświadczenie Banku o ustanowieniu hipoteki;

m) wartość nieruchomości, termin wydania oraz sposób zapłaty ceny, nr rachunków bankowych,

n) dane osobowe stron (imiona, nazwisko,PESEL nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).

Jeżeli działki gruntu wchodzące w skład nieruchomości (zarówno zabudowanej jak i niezabudowanej) uległy podziałowi geodezyjnemu, a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej, poza dokumentami opisanymi powyżej konieczne jest nadto przedłożenie:

– ostatecznej decyzji zatwierdzającej podział nieruchomości,
– wyrys z mapy ewidencyjnej dla każdej z działek powstałych w wyniku podziału, z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”,
– wypis/wypisy z rejestru gruntów dla każdej z działek powstałych w wyniku podziału z adnotacją: „dokument niniejszy przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej”).


V. Oświadczenie o ustanowieniu hipoteki.

a) aktualny odpis księgi wieczystej dla obciążanej nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, bądź numer księgi wieczystej,

b) dokument potwierdzający tytuł prawny do obciążanej nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu (np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne orzeczenie sądu, zaświadczenie ze spółdzielni),

c) umowa kredytowa lub inna umowa stwierdzająca powstanie wierzytelności pieniężnej (np. umowa pożyczki, poręczenia, umowa o współpracę),

d) oświadczenie Banku o ustanowieniu hipoteki – w przypadku kredytu udzielanego przez Bank;

e) dane osobowe (imiona, nazwisko,PESEL, nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).


VI. Dokumenty niezbędne do ustanowienia innych ograniczonych praw rzeczowych (np. służebności lub prawa użytkowania):

a) aktualny odpis księgi wieczystej zarówno dla obciążanej nieruchomości, jak i dla nieruchomości władnącej (dla której ma być ustanawiana służebność),

b) dokument potwierdzający tytuł prawny do obciążanej nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne orzeczenie sądu),

c) treść służebności lub prawa użytkowania,

d) w przypadku służebności przesyłu lub prawa użytkowania – dane podmiotu (np. operatora/dostawcy mediów), na rzecz którego ma być ustanowiona służebność przesyłu lub prawo użytkowania;

e) dane osobowe (imiona, nazwisko,PESEL, nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).


VII. Dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:

a) akt zgonu spadkodawcy, jeśli od dnia otwarcia spadku nie upłynął termin 6 miesięcy niezbędne są 2 akty zgonu;

b)  unieważniony dowód osobisty osoby zmarłej lub  zaświadczenie o numerze PESEL osoby zmarłej (zaświadczenie wydawane jest przez Urząd Miasta, bądź Gminy – Wydział Meldunkowy ostatniego miejsca zameldowania osoby zmarłej)

c) testamenty spadkodawcy – jeżeli zostały sporządzone (także testamenty odwołane),

d) odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców (tj. odpisy aktów urodzenia lub aktów małżeństwa w przypadku kobiet zamężnych i w przypadku małżonka spadkodawcy) - również spadkobierców, którzy nie dożyli otwarcia spadku

e) prawomocne orzeczenie sądu o rozwodzie lub separacji, bądź odpis aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie – jeżeli spadkodawca był rozwiedziony lub pozostawał w separacji.

f) dane osobowe stron (imiona, nazwisko,PESEL nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).


VIII. Dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy majątkowej małżeńskiej -

 – odpis aktu małżeństwa oraz dane  małżonków (imiona, nazwisko,PESEL nr dokumentu tożsamości, miejsce zamieszkania, NIP).

 

IX. Dokumenty niezbędne do sporządzenia podziału majątku wspólnego:

a) w zależności od przedmiotu podziału majątku – niezbędne jest przedłożenie dokumentów wymaganych do zbycia danego składnika majątku, opisanych powyżej (np. dla zbycia lokalu, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub nieruchomości),

b) odpis aktu małżeństwa;

c) wypis aktu notarialnego umowy rozdzielności majątkowej (jeżeli podział następuje po ustaniu wspólności ustawowej w trakcie małżeństwa),

d) prawomocny wyrok orzekający rozwód małżeństwa (jeżeli podział następuje po ustaniu małżeństwa);

h) dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko,PESEL nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).


X. Dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy spółki z o.o.:

a) dane wspólników (imiona, nazwisko,PESEL nr dokumentu tożsamości i termin ważności, miejsce zamieszkania, NIP).,

b) projekt umowy spółki lub podstawowe jej postanowienia (tj. firma spółki, miejscowość, w której będzie mieściła się siedziba Spółki, wysokość kapitału zakładowego, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, łączna liczba udziałów i wartość nominalna jednego udziału, ilość udziałów posiadanych przez każdego ze wspólników i sposób ich pokrycia, opis raportu – jeżeli wspólnik wnosi wkład niepieniężny, czas trwania spółki, przedmiot działalności według PKD, sposób reprezentacji Spółki, dane członków zarządu).

 

XI. Do sporządzenia protokołu zgromadzenia spółki kapitałowej:

a) odpis z Rejestru Przedsiębiorców KRS spółki lub innego właściwego rejestru (aktualny bądź pełny),

b) ostatni tekst jednolity umowy bądź statutu spółki,

c) porządek obrad zgromadzenia,

d) treść projektowanych uchwał,

e) wskazanie osoby przewodniczącej zgromadzeniu.